Umowa o wykonanie projektu architektonicznego – plan umowy

Posted on Posted in Prawo własności intelektualnej

Jak zabrać się do przygotowania umowy o prace architektoniczne? Najlepiej tak, jak przy każdej umowie –  czyli zacząć od planu. Plan jest skróconym zapisem tego, co powinno znaleźć się w naszym dokumencie. Stworzenie planu jest najczęściej pomijanym etapem w tworzeniu umowy. Moim zdaniem to duży błąd.  Plan pozwala bowiem odpowiedzieć na kluczowe pytania – jak chcemy ukształtować relację między stronami, na czym klientowi (i nam) najbardziej zależy (z czego możemy, a z czego nie możemy zrezygnować w trakcie negocjacji) i w jakim celu dana kwestia ma zostać zaadresowana w umowie. Umowa o wykonanie projektu architektonicznego dotyczy skomplikowanego i długoterminowego przedsięwzięcia – warto je dobrze zaplanować.

Co więc standardowo powinno znaleźć się w umowie o wykonanie projektu architektonicznego i nad czym trzeba się zastanowić:

I. Umowa o wykonanie projektu architektonicznego – przedmiot
I.1. Jakie dokładnie prace architektoniczne mają być wykonane, np.:
  • prace przygotowawcze (np. analizy chłonności terenu, ocena oddziaływania inwestycji na środowisko)
  • warunki zabudowy
  • koncepcja architektoniczna
  • projekt budowlany i projekt wykonawczy
  • nadzory autorskie
I.2. Jakiego terenu mają dotyczyć prace (umiejscowienie, powierzchnia)

Często, w trakcie wykonywania umowy, staje się to kwestią sporną pomiędzy stronami, np. zamawiający chciałby, aby koncepcja architektoniczna (i dalej projekt budowlany) obejmowała nie tylko główną działkę, ale również działki sąsiednie, architekt twierdzi, że miał przygotować projekt obejmujący wyłącznie działkę główną. Lepiej te kwestie ustalić i zapisać w umowie.

I.3. Zakres swobody architekta w wykonywaniu prac, zakres wytycznych zamawiającego

Zakres swobody pracy architekta może być ograniczony elementami obiektywnymi (wymiary działki, miejscowy plan zagospodarowania terenu), ale również subiektywnymi oczekiwaniami zamawiającego zarówno estetycznymi, jak i praktycznymi.

I.4 Wymienienie i opisanie poszczególnych elementów wchodzących w zakres prac, np. w przypadku koncepcji architektonicznej:
  • projekt, opis i rysunki zagospodarowania terenu
  • opis architektoniczno-budowlany
  • rysunki architektoniczne – rzuty, przekroje, elewacje w skali 1:200
  • schematy i opis konstrukcji i poszczególnych (wybranych) branż
  • wyszczególnienie wymaganych odstępstw od przepisów
  • wizualizacje i ich liczba

Im precyzyjniej tym lepiej dla architekta – do wykonania będę wyłącznie wyszczególnione prace. Dla zamawiającego często lepszym rozwiązaniem może być bardziej lapidarny opis przez wskazanie celu wykonywanych przez architekta prac (np. projekt budowlany zgodny z regułami sztuki i wymogami prawa, który pozwoli na uzyskanie pozwolenia na budowę), gdyż zamawiający nie musi wiedzieć, np. co musi zawierać projekt budowlany – szczegółowe wypisanie jego elementów przez zamawiającego, może doprowadzić do sytuacji, że jeden z ważnych elementów planu budowlanego zostanie pominięta.

I.5 W ilu egzemplarzach praca ma być wykonana

W szczególności dotyczy to liczby sztuk w formie drukowanej, gdyż każda kolejna sztuka dość obszernych dokumentów wiąże się z kosztami

I.6. Zlecenie wykonania prac dodatkowych

Można tu przede wszystkim zapisać, że architekt ma pierwszeństwo w otrzymywaniu zleceń / zapytań ofertowych na wykonania dodatkowych prac. Dodatkowo wskazane jest ustalenie formy przesyłania tych dodatkowych zleceń, ich akceptacji i ustalania wynagrodzenia.

I.7. Zakres zobowiązań zamawiającego (jakie czynności ma wykonać zamawiający i w jakim terminie, jakie materiały ma dostarczyć) i wpływ niewykonania tych zobowiązań na zobowiązania architekta

Często architekt musi otrzymać materiały wyjściowe od zamawiającego. Jakie to mają być materiały powinno być opisane w umowie. Dodatkowo warto rozstrzygnąć wpływ niewykonania tego zobowiązania przez zamawiającego na termin wykonania zobowiązania przez architekta. Rozważyć można np. przesunięcie terminów wiążących architekta o liczbę dni opóźnienia w dostarczeniu materiałów przez zamawiającego, ale w takiej sytuacji zdarzyć się może, że zobowiązania architekta wynikające z danej umowy nałożą się na terminy realizacji innych projektów. Z punktu widzenia architekta lepszym rozwiązaniem jest ustalenie, że w przypadku opóźnienia po stronie zamawiającego – strony wspólnie ustalą nowe terminy wiążące architekta.

II. Terminy
II.1. Harmonogram
II.2 Jeżeli architekt jest zobowiązany do uzyskania zgód i pozwoleń, to czy terminy określone w harmonogramie dotyczą złożenia prawidłowego wniosku o zgodę / pozwolenie, czy uzyskanie zgody / pozwolenia

Dla architekta lepszym rozwiązaniem jest, gdy jego zobowiązanie (i odpowiedzialność) dotyczy wyłącznie złożenia odpowiednich wniosków i nie weźmie on na siebie odpowiedzialności za terminowość działania urzędów.

II.3 Przypadki i procedura zmiany harmonogramu, np. ujawnienie w trakcie prac nieznanych w momencie zawierania umowy, opieszałość działania organów wydających zgody / pozwolenia
III. Odbiory
III.1. Procedura zawiadomień o możliwości odbioru
III. 2. Przebieg odbiorów

Warto zwrócić tutaj uwagę na dwie sprawy: co w trakcie odbiorów sprawdza zamawiający i co może kwestionować, ewentualnie ile razy może żądać wniesienia poprawek do pracy architekta.

III.3. Jednostronny odbiór w wypadku nieuzasadnionej odmowy odbioru przez zamawiającego

Zdarzają się sytuacje, że zamawiający, bez podania przyczyny, odmawia przystąpienia do odbiorów / podpisania protokołu odbioru uznając dokonanie odbioru, jako warunek wystawienia przez architekta faktury. Architekt powinien zapewnić sobie, na taką okoliczność, możliwość dokonania jednostronnego odbioru.

IV. Wynagrodzenie
IV.1. Wysokość (sposób obliczania) i terminy płatności
IV.2. Wynagrodzenie za prace dodatkowe
V. Prawo autorskie
  • Przeniesienie czy licencja
  • Termin przeniesienia praw / udzielenia licencji – uzależnienie go od zapłaty wynagrodzenia (przed zapłatą wynagrodzenia możliwa nieodpłatna licencja)
  • Pola eksploatacji
  • Prawa zależne – czy i kiedy są przenoszone
  • Autorskie prawa osobiste – czy i w jakim zakresie będą wykonywane (np. zobowiązanie do niewykonywania na szkodę zamawiającego)
  • Zakres praw pozostawionych u architekta w przypadku przeniesienia praw, np. prawo do wykorzystania w marketingu

Często jest to kluczowy punkt w takich umowach, w szczególności dotyczy to: momentu udzielenia / przeniesienia praw na zamawiającego (gdy tym momentem jest moment zapłaty wynagrodzenia – architekt zyskuje argument do żądania terminowej zapłaty), przeniesienia praw zależnych (czy zamawiający może samodzielnie wprowadzać zmiany do pracy architekta) i zobowiązania do niewykonywania praw osobistych przez architekta (np. czuwanie nad integralnością wykonanej pracy).

VI. Rękojmia / gwarancja
  • Czy udzielana jest gwarancja
  • Termin gwarancji, procedura gwarancyjna (zgłoszenia, termin reakcji, nieuzasadnione zgłoszenia)
VII. Odpowiedzialność
VII.1. Kary umowne – zwłoka / opóźnienie

Kluczowa jest kwestia, czy architekt ma odpowiadać za zwłokę w wykonaniu zobowiązań (nieterminowe wykonanie zobowiązań z przyczyn, za które architekt odpowiada), czy za opóźnienie (nieterminowe wykonanie zobowiązań bez względu na to, co było przyczyną niedotrzymania terminu).

VII.2. Odstąpienie od umowy (przypadki uzasadniające odstąpienie) i jego skutki prawne (ex tunc / ex nunc) i finansowe (w przypadku wyboru zapłaty za część wykonanych, do momentu odstąpienia prac, rozważyć procedurę ustalania wartości takich prac)

Wbrew obiegowej opinii prawo odstąpienia nie musi wywierać wyłącznie skutków ex tunc, ale można je zaprojektować w ten sposób, że wywiera jedynie skutki na przyszłość. Nieprecyzyjne zapisy dotyczące prawa odstąpienia często prowadzą do sporów właśnie w tym zakresie. Dodatkowo jeżeli z prawem odstąpienia, które wywiera jedynie skutki na przyszłość, czyli zamawiający zachowuje część pracy wykonanych przez architekta, należy precyzyjnie określi sposób obliczania wynagrodzenia za częściowe wykonanie prac, w tym można przewidzieć procedurę, w której wartość tych prac wyceni zewnętrzny, niezależny podmiot.

VII.3. Odpowiedzialność architekta za naruszenia praw podmiotów trzecich, np. ograniczenia odpowiedzialności do szkody rzeczywistej / wyłączenie utraconych korzyści, procedura realizacji tej odpowiedzialności – zakaz po stronie zamawiającego do uznawania roszczeń / zawierania ugód z podmiotem zgłaszającym roszczenia bez zgody architekta

Tutaj warto, aby wyłączyć automatyczną odpowiedzialność architekta i przewidzieć procedurę, w której zamawiający otrzymawszy wezwanie, pozew od osoby trzeciej musi go przedstawić architektowi oraz uniemożliwić zamawiającemu możliwość zawierania ugody / uznawania powództwa bez zgody architekta.

VIII. Inne
VIII.1. Przepływ informacji – wskazanie osób kontaktowych wyłącznie uprawnionych do dokonywania wiążących ustaleń w ramach umowy oraz sposobu przepływu informacji
VIII.2. Ubezpieczenie architekta – podwyższenie ubezpieczenia ustawowego
VIII.3. Spory sądowe
  • Procedura ADR
  • Sąd powszechny czy arbitraż (arbitraż jako znacznie droższa forma może służyć jako ograniczenie dostępu do „sądu” dla strony słabszej)

Kolejnym krokiem będzie implementacja tych założeń, czyli przełożenie ich na język prawniczy. Jak to zostanie wykonane i czy umowa o wykonanie projektu architektonicznego będzie przygotowana właściwie, zależy od warsztatu prawnika :).

inne z tej kategorii

Dom Meblowy „Emilia” w nowej lokalizacji

Dobre wieści dla warszawiaków i fanów dzieł architektonicznych doby modernizmu. Dom Meblowy “Emilia” trafi do nowej lokalizacji. Prace związane z przeniesieniem elementów dawnego pawilonu Domu Meblowego „Emilia” w okolice Pałacu Kultury i Nauki nabierają tempa, o czym donosi prasa: https://tvnwarszawa.tvn24.pl/informacje,news,emilie-zmienia-w-oranzeriebr-nie-bedzie-podrobka-budynku,248998.html. A piszemy o tym nie bez powodu. Pracownią architektoniczną odpowiedzialną za ten projekt jest nasz […]

Marketing internetowy. Prawo autorskie – prezentacja

Prowadzę zajęcia na studiach podyplomowych “Marketing internetowy” na Politechnice Białostockiej. Poniżej prezentacja z pierwszych zajęć w tym roku – o prawie autorskim. Enjoy. marketing-internetowy-cz-i-prawo-autorskie